您想要保護您的 Microsoft Outlook 帳戶嗎？想知道是否可以採取更多措施來保護您的電子郵件帳戶？無論是個人電子郵件還是企業電子郵件，您發送的郵件都可能包含大量敏感信息，因此利用 Outlook 內置的所有安全功能非常重要。
如果您不熟悉這些功能，或不確定如何使用它們，那麼您的 Outlook 帳戶可能不夠私密。但不要絕望！我們整理了本指南來幫助您增強電子郵件安全性。
下面，我們將介紹最重要的 Outlook 安全設置，並解釋如何發送加密良好的電子郵件，以便您可以確保您的數據不會受到黑客攻擊或窺探。
無論您使用獨立版本的 Outlook（2007、2010、2016、2025）還是 Office 365 上的 Outlook，您應該做的第一件事就是為 Outlook 數據文件 (.pst) 設置密碼。這將確保當其他人使用您的計算機或在您離開鍵盤時嘗試訪問您的 Outlook 時，您的個人數據無法訪問。
設置密碼後，每當啟動 Outlook 或打開 .pst 文件時，都會要求您輸入密碼。
- 打開 Outlook 並單擊文件窗口左上角的選項卡
- 點擊賬戶設置>賬戶設置
- 選擇“數據文件”選項卡並突出顯示要使用密碼保護的 Outlook 數據文件 (.pst)。在 Office 365 上，您將看到各種類型的 Outlook 數據文件（.pst 文件），包括存檔文件和收件箱文件。您想要用密碼保護收件箱數據文件 (inbox.pst) – 因此雙擊該文件。
- 點擊更改密碼
- 現在輸入密碼新密碼和驗證密碼盒子。密碼應該是可靠的，因此請確保混合使用大小寫字符、數字和符號。
- 點擊好的設置新密碼。
請記住，如果您忘記密碼，您將無法訪問 Outlook 數據文件 - Microsoft 無法找回丟失的密碼或帳戶！因此，請確保您的密碼易於記憶，或者使用密碼管理器保存。
選擇一個強密碼
無論您是選擇登錄 Office 365 的密碼，還是選擇 Outlook 數據文件的密碼，強大且安全的密碼都至關重要。
此外，如果您在工作或學校使用 Outlook，則您可能使用的是 Microsoft Exchange 服務器。如果是這種情況，您需要與本地系統管理員聯繫以設置密碼。
您使用的密碼（所有在線帳戶）應始終是唯一的，不要屈服於在多個網站上使用相同密碼的誘惑。使每個密碼都是唯一的，可以防止黑客通過數據洩露或暴力攻擊獲取您的密碼之一來訪問任何其他帳戶。一般來說，我們建議您在密碼中包含大寫和小寫字符，以及數字、符號和非字典術語。
密碼越長，就越安全。出於這個原因，我們還建議您使用密碼管理器 - 它可以保護您的在線帳戶，幫助您跟踪登錄詳細信息，甚至建議超級安全的密碼！哦，不要選擇明顯的密碼。 “密碼”、您的生日、您寵物的名字或其他可猜測的個人信息都是大忌。
另外，請不要將您的密碼放在容易被發現的地方。貼在計算機顯示器上的便利貼上的密碼可能很方便，但它也會向任何可能通過您帳戶鑰匙的人提供密碼。
設置雙因素身份驗證
如果您已改用 Office 365 上的 Outlook，建議您設置雙重身份驗證 (2FA)。這將提高您的 Office 365 帳戶的安全性並保護您的所有電子郵件。
使用在線 Office 365 版本的 Outlook 意味著始終需要您的密碼和 2FA 方法才能登錄。但是，值得注意的是，如果您保持 Web 客戶端登錄狀態，那麼當您離開計算機時，其他人仍然可以訪問您的電子郵件 - 因此確保您定期註銷非常重要。
將項目設為私有
在 Exchange 服務器上使用 Outlook 的任何人都可以選擇在創建項目時將其設置為私有。當您將某個項目設為私有時，Exchange 服務器上的其他用戶無法訪問該項目的任何特定詳細信息。
要將項目設為私有，請在創建項目時單擊項目旁邊的私有復選框。請記住，有權訪問您的文件夾的其他用戶將能夠打開項目，除非您明確拒絕他們的訪問權限。
因此，為了確保項目保密，您必須選擇選項在工具菜單並單擊代表們選項卡。現在，選擇一個用戶並單擊權限取消選擇代理人可以查看我的私人物品複選框。您將需要撤銷每個用戶的訪問權限。
保護您的文件夾
使用密碼保護各個文件夾是阻止任何人訪問您的私人數據的絕佳方法。這在繁忙的辦公室中至關重要，因為人們可以隨意進出。要為您的個人文件夾設置密碼：
- 右鍵單擊您的頂級文件夾，這通常稱為個人文件夾。
- 選擇個人文件夾的屬性。
- 當在一般的選項卡，單擊先進的。
- 點擊更改密碼和在兩個字段中輸入安全密碼。
選擇將此密碼保存在您的密碼列表中將允許潛在的黑客（或愛管閒事的同事、家庭成員或室友）輕鬆繞過此密碼保護。因此，請勿單擊此按鈕，而請務必記住您的密碼或將其存儲在安全的密碼管理器中。
還值得注意的是，您無法使用密碼保護單個子文件夾。您只能使用密碼保護頂級文件夾中的所有內容。
更新展望
新的瀏覽器和軟件漏洞總是被發現，這就是為什麼定期更新 Outlook 版本以及瀏覽器和操作系統非常重要。
使用 Windows Defender 的最新安全補丁保持系統更新，並確保您擁有最新的防病毒軟件，將防止您成為病毒、間諜軟件、rootkit 和特洛伊木馬的受害者，這些病毒、間諜軟件、rootkit 和特洛伊木馬可能會讓黑客訪問您的 Outlook 電子郵件。
要檢查更新，請登錄 Office 365 並轉到 Outlook賬戶信息窗戶。點擊辦公賬戶在屏幕左側的菜單窗格中。現在將顯示 Microsoft 產品信息窗口。點擊Office 更新已跟進經過立即更新下載並安裝最新版本。如果您正在運行 Office 應用程序，系統可能會提示您重新啟動它們和計算機以使更新正確完成。
尋找可信發件人圖標
當您收到電子郵件時，請查找綠色盾牌和可信發件人消息。這是確認傳入消息安全性的快速方法 - 特別是當您對其真實性有任何懷疑時。
如果郵件放入 Outlook 收件箱時沒有受信任的發件人圖標，則需要與發件人核實以驗證他們是否確實自己發送了該郵件。如果不是，則可能是網絡釣魚攻擊。
將發件人添加到阻止的發件人列表會強制他們的郵件進入您的垃圾郵件文件夾。這是確保自動過濾掉不需要的電子郵件的好方法。
定期更新您的 Microsoft 帳戶的密碼
除了更新 Outlook 數據文件和文件夾的密碼之外，定期更新在線 Microsoft 帳戶的密碼也很重要。為此，請按照下列步驟操作：
- 登錄您的 Microsoft 帳戶並單擊個人資料圖標在右上角。
- 選擇查看微軟帳戶從下拉菜單中。
- 點擊安全從屏幕頂部出現的菜單中。
- 點擊更改密碼從安全基礎菜單中。
- 驗證您的身份通過電子郵件或短信代碼。
- 輸入您的舊密碼，然後輸入新密碼（您需要輸入兩次才能設置）。
定期更新您的密碼可以防止暴力攻擊和網絡釣魚嘗試，這可能會使您的舊密碼容易受到入侵者的攻擊。為了獲得超級安全，您可以要求 Outlook 每 72 天提醒您更新一次密碼，並且擁有密碼管理器的用戶只需單擊一兩次即可自動生成強密碼。
登錄前檢查地址欄
無論您使用 Outlook 還是 Office 365，始終值得檢查地址欄中的 URL，以檢查您是否確實登錄了官方網站。通過電子郵件或網站中的鏈接登錄您的帳戶可能會導致您的登錄憑據意外交給黑客。
在 Office 365 中使用加密發送電子郵件
確保電子郵件在傳輸過程中受到保護的唯一方法是使用端到端加密來保護它們。 Outlook for Office 365 使用戶能夠使用 S/MIME 加密和 Office 365 郵件加密發送電子郵件。
S/MIME
安全/多用途 Internet 郵件擴展 (S/MIME) 是一種廣泛使用的協議，用於發送數字簽名和加密的電子郵件。這是 Outlook 最常推薦的加密方法。
要在 Outlook 中使用 S/MIME，發件人和收件人都必須擁有支持 S/MIME 標準的郵件應用程序。要使用 S/MIME 加密發送消息，還需要將 S/MIME 證書添加到計算機上的鑰匙串中。在計算機上設置證書後，您需要在 Outlook 中進行設置：
- 點擊文件在菜單中，然後是選項>信託中心>信任中心設置。
- 選擇電子郵件安全從左邊的窗口。
- 在下面加密電子郵件， 點擊設定。
- 在證書和算法部分， 點擊選擇並選擇 S/MIME 證書。
- 點擊好的。
信息權限管理
Office 365 郵件加密稱為信息權限管理 (IRM)，是 Outlook 中提供的一種加密方法。要使用 IRM，發件人必須具有 Office 365 郵件加密，該加密包含在 O365 E3 許可證中。
要使用此加密方法，請在郵件的撰寫窗口中單擊“選項”。選擇加密並選擇您需要的設置 - 請記住，僅加密功能僅適用於也使用 Exchange Online 的訂閱者（Office ProPlus 用戶）。
在 Office 2010 或 2013 中加密電子郵件
當涉及到在 Office 2010 中加密郵件時，您可以選擇加密單個郵件或加密所有傳出郵件。要加密單個消息，請按照以下步驟操作：
- 撰寫消息並單擊選項選項卡。
- 在更多選擇，單擊右下角的小箭頭。
- 選擇安全設置接下來是加密郵件內容和附件複選框。
- 撰寫您的消息，然後單擊發送。
如果您選擇默認加密所有消息，您將能夠編寫並發送它們，而無需執行任何操作。但是，您必須記住，為了讓收件人解密這些消息，他們需要您的數字 ID。要加密所有消息，請按照下列步驟操作：
- 單擊文件右上角的選項卡。
- 點擊選項>信託中心>信任中心設置。
- 單擊電子郵件安全選項卡，並在加密電子郵件選擇加密外發郵件的內容和附件複選框。
- 要選擇要使用的特定證書（S/MIME 或 Exchange Server Security），請單擊設定。
使用信封
如果您希望使用強大的 PGP 加密從 Outlook 中發送電子郵件，則需要使用第三方擴展 Mailvelope。好消息是 Mailvelope 非常易於使用，並且允許您將 PGP 加密電子郵件發送到任何支持 PGP 的電子郵件提供商。
加密 Outlook 電子郵件
有關加密 Outlook 電子郵件的更多信息，請查看我們的如何加密 Outlook 電子郵件指導。在本指南中，我們介紹如何使用三種不同的方法加密 Outlook 電子郵件。
設置IP過濾
確保 Office 365 和 Outlook 安全的另一種方法是禁止外聯網訪問您企業的雲服務。通過限制哪些 IP 地址可以訪問您的 Office 365 帳戶，黑客即使設法獲取帳戶憑據和密碼，也無法訪問 Outlook。
但值得注意的是，啟用此功能意味著電子郵件帳戶只能由辦公室外的工作人員通過設置 VPN 才能使用。
Outlook 的一些替代方案
按照本指南中的提示進行操作當然可以使 Outlook 更加安全 - 然而，事實是 Outlook 總體上仍然被認為是不安全的服務。因此，注重隱私的用戶可能希望尋找替代的網絡郵件提供商。
在探索您的選擇時，首先要記住的是，安全電子郵件服務通常更注重隱私而不是方便，因此，安全電子郵件提供商可能沒有您習慣的花哨功能（例如自動電子郵件掃描和日曆集成），但他們會更加努力地防止您的敏感信息落入窺探者之手。
您還可以放心，您的數據會保持加密狀態，任何沒有相應解密密鑰的人都無法讀取。這包括利用數據洩露的黑客以及 ProtonMail 員工本身。相比之下，更傳統的電子郵件服務只會加密其服務器和瀏覽器之間的連接。最好的安全電子郵件提供商對記錄您的任何身份信息不感興趣，並使用端到端加密來保護用戶之間的通信。
市場上還有很多其他可靠的服務。以下是我們的建議：
結論
Outlook 具有許多本機安全功能，可以改善您的數字隱私並確保您的電子郵件受到良好保護。無論您使用的是稍舊版本的 Outlook，還是 Office 365 訂閱附帶的應用程序的最新版本，本指南都可以幫助您最大限度地提高電子郵件安全性。
如果您想採取額外措施來保護您的電腦，您應該考慮使用Windows VPN！